Status MŚP w dotacjach ustalasz według załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 (GBER). Decydują trzy wielkości: zatrudnienie liczone w rocznych jednostkach pracy (RJP), roczny obrót i suma bilansowa, zawsze z doliczeniem danych firm powiązanych i partnerskich. Poniżej pokazujemy, jak je policzyć na danych za 2025 r.
Stan prawny na 23 września 2026 r. GBER stosuje się do 31 grudnia 2026 r. Komisja Europejska zapowiada przyjęcie nowego rozporządzenia, które ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
Jakie progi decydują o statusie MŚP?
Progi określa art. 2 załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014:
| Kategoria | Zatrudnienie (RJP) | Roczny obrót | Roczna suma bilansowa |
|---|---|---|---|
| Mikroprzedsiębiorstwo | mniej niż 10 | do 2 mln EUR | do 2 mln EUR |
| Małe przedsiębiorstwo | mniej niż 50 | do 10 mln EUR | do 10 mln EUR |
| Średnie przedsiębiorstwo | mniej niż 250 | do 50 mln EUR | do 43 mln EUR |
Próg zatrudnienia musisz spełnić zawsze. Z dwóch progów finansowych wystarczy jeden: obrót albo suma bilansowa. Firma z zatrudnieniem 200 RJP, obrotem 60 mln EUR i sumą bilansową 40 mln EUR jest średnim przedsiębiorstwem, bo mieści się w progu sumy bilansowej.
Czy wystarczy definicja z Prawa przedsiębiorców?
Nie. Art. 7 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców używa tych samych kwot, ale inaczej je liczy. Wystarczy mu spełnienie warunków w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych. Nie dolicza też danych innych firm. Pomoc publiczna udzielana na podstawie GBER opiera się na definicji unijnej, a ta każe uwzględnić przedsiębiorstwa partnerskie i powiązane oraz stosuje własne okresy referencyjne. Spółka, która według ustawy krajowej jest małym przedsiębiorcą, w oświadczeniu do wniosku o dotację może okazać się średnim przedsiębiorstwem.
Jak policzyć zatrudnienie w rocznych jednostkach pracy?
Jedna RJP to jedna osoba zatrudniona na pełny etat przez cały rok referencyjny (art. 5 załącznika I). Pracę w niepełnym wymiarze, przez część roku i pracę sezonową liczysz jako ułamek RJP. Do personelu wchodzą:
- pracownicy,
- osoby pracujące dla przedsiębiorstwa, podlegające mu i uważane za pracowników na mocy prawa krajowego,
- właściciele-kierownicy,
- partnerzy prowadzący regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiący z niego korzyści finansowe.
Nie liczysz praktykantów i studentów odbywających szkolenie zawodowe na podstawie umowy o praktyce lub szkoleniu. Nie wliczasz też okresu urlopu macierzyńskiego ani wychowawczego. Osoby na umowach cywilnoprawnych wymagają oceny, czy mieszczą się w drugim punkcie listy. Sprawdź, jak ujmuje je instrukcja do oświadczenia w Twoim naborze.
Przykład za 2025 r. Firma zatrudniała trzy osoby na pełny etat przez cały rok (3 RJP), jedną osobę na pół etatu przez cały rok (0,5 RJP) i jedną osobę na pełny etat od 1 lipca (0,5 RJP). Właściciel kierował firmą w pełnym wymiarze przez cały rok (1 RJP). Razem 5 RJP. Gdyby jedna z pracownic przez trzy miesiące przebywała na urlopie macierzyńskim, te trzy miesiące nie weszłyby do wyliczenia.
Jak przeliczyć obrót i sumę bilansową na euro?
Bierzesz dane z ostatniego zatwierdzonego okresu obrachunkowego, w skali rocznej. Obrót liczysz bez VAT i innych podatków pośrednich (art. 4 ust. 1 załącznika I). Załącznik I nie wskazuje kursu przeliczenia. Instrukcje do oświadczeń o statusie MŚP, np. instrukcja Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości, każą stosować średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roku obrotowego. Tę samą metodę przewiduje art. 7 ust. 2 Prawa przedsiębiorców. Kursy średnie NBP na koniec kolejnych lat:
| Rok obrotowy | Dzień notowania | Kurs EUR (NBP) |
|---|---|---|
| 2025 | 31.12.2025 | 4,2267 zł |
| 2024 | 31.12.2024 | 4,2730 zł |
| 2023 | 29.12.2023 | 4,3480 zł |
| 2022 | 30.12.2022 | 4,6899 zł |
Dalszy ciąg przykładu. Firma zamknęła 2025 r. obrotem netto 9 800 000 zł i sumą bilansową 7 600 000 zł. Po przeliczeniu obrót wynosi 2 318,59 tys. EUR (9 800 000 / 4,2267 / 1000), a suma bilansowa 1 798,09 tys. EUR. Obrót przekracza 2 mln EUR, suma bilansowa się w nim mieści. Przy 5 RJP firma jest więc mikroprzedsiębiorstwem, bo wystarczy jeden z progów finansowych. Formularze oświadczeń zwykle wymagają kwot w tys. EUR, stąd dzielenie przez 1000.
Jeżeli rok obrotowy Twojej firmy nie pokrywa się z kalendarzowym, weź kurs z ostatniego dnia Twojego roku obrotowego.
Kiedy firma zyskuje albo traci status MŚP?
Jednorazowe przekroczenie progu nie zmienia kategorii. Zgodnie z art. 4 ust. 2 załącznika I uzyskanie lub utrata statusu następuje dopiero wtedy, gdy przekroczenie albo spadek poniżej progu powtórzy się w dwóch kolejnych okresach obrachunkowych.
Zasada dwóch okresów dotyczy zmian zatrudnienia i danych finansowych. Przy zmianie struktury właścicielskiej, np. gdy firmę przejmuje duża grupa, instytucje przyjmują, że status MŚP może zostać utracony od razu, w dniu transakcji.
Przykład. Małe przedsiębiorstwo zatrudniało w 2024 r. 42 RJP, a w 2025 r. 53 RJP. Po zamknięciu 2025 r. nadal jest małym przedsiębiorstwem. Jeżeli w 2026 r. znów przekroczy 50 RJP, po zamknięciu tego roku stanie się średnim.
Firma nowo utworzona, która nie ma jeszcze zatwierdzonego sprawozdania, opiera się na szacunkach dokonanych w dobrej wierze w trakcie roku obrotowego (art. 4 ust. 3 załącznika I).
Co sprawdzić przed podpisaniem oświadczenia o statusie MŚP?
- Czy dane pochodzą z ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego, a obrót jest wykazany bez VAT.
- Czy RJP policzono osobno dla każdej osoby, z pominięciem praktykantów i okresów urlopu macierzyńskiego i wychowawczego.
- Czy kwoty przeliczono po kursie NBP z ostatniego dnia właściwego roku obrotowego.
- Czy sprawdzono firmy, w których spółka ma co najmniej 25% kapitału lub głosów, firmy, które mają takie udziały w spółce, oraz inne firmy jej wspólników. Zasady doliczania omawiamy we wpisie o przedsiębiorstwach powiązanych i partnerskich.
- Czy firma nie jest przedsiębiorstwem w trudnej sytuacji. Test opisujemy we wpisie o przedsiębiorstwie w trudnej sytuacji według GBER.
Oświadczenie nie zamyka sprawy. Art. 3 ust. 5 załącznika I przewiduje, że nie wyklucza ono kontroli i postępowań wyjaśniających. Od kategorii zależy przy tym sama pomoc. Przykładowo przy pomocy inwestycyjnej dla MŚP z art. 17 GBER intensywność wynosi do 20% kosztów kwalifikowalnych dla małego przedsiębiorstwa i do 10% dla średniego. Oświadczenie o statusie MŚP należy do dokumentów, które przygotowujesz przed naborem, co widać na przykładzie naboru BGK dual-use.
Przygotowujesz wniosek i nie masz pewności co do kategorii firmy? Skontaktuj się z zespołem HMP Dotacje. Przeanalizujemy strukturę właścicielską i dane finansowe, zanim podpiszesz oświadczenie.
