W projektach unijnych o kwalifikowalności wydatku często decyduje nie sama faktura, tylko sposób, w jaki udzielono zamówienia. Zły tryb może sprawić, że wydatek zostanie uznany za niekwalifikowalny, mimo że firma realnie go poniosła. Dlatego zasada konkurencyjności to jeden z ważniejszych tematów całego etapu rozliczenia, który omawialiśmy w tekście o kwalifikowalności wydatków.
Kluczowe wnioski
- Zasadę konkurencyjności stosuje się do zamówień powyżej progu wynikającego z wytycznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.
- Próg zasady konkurencyjności zmieniał się w czasie: do 24.03.2025 było to 50 000 zł netto, a od 25.03.2025 - 80 000 zł netto (Wytyczne kwalifikowalności, sekcja 3.2.2). Właściwą wersję i wyjątki sprawdza się w dokumentacji naboru.
- Podstawowy krajowy próg stosowania ustawy Pzp dla zamówień klasycznych u zamawiających publicznych wynosi od 1 stycznia 2026 r. 170 000 zł netto (wcześniej 130 000 zł). Samo przekroczenie tej wartości nie oznacza jednak, że każdy beneficjent stosuje Pzp - decyduje status podmiotu jako zamawiającego.
- Postępowanie w reżimie zasady konkurencyjności ogłasza się w Bazie Konkurencyjności (BK2021). Przy jej awarii przewidziano ścieżkę zastępczą.
- Naruszenie zasady może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. Skutki naruszenia i możliwość naprawienia postępowania zależą jednak od jego etapu, rodzaju nieprawidłowości i właściwych reguł.
Które zamówienie, który tryb
Punktem wyjścia jest wartość szacunkowa zamówienia netto. Poniżej progu zasady konkurencyjności (obecnie 80 000 zł netto) formalna procedura konkurencyjna nie jest wymagana, choć wydatek nadal musi być racjonalny i udokumentowany. Zasadę konkurencyjności stosuje się do zamówień o wartości przekraczającej ten próg, do których nie stosuje się ustawy Pzp. To, czy do danego zamówienia w ogóle stosuje się Pzp, zależy natomiast przede wszystkim od tego, czy podmiot jest zamawiającym w rozumieniu tej ustawy - sama wartość zamówienia o tym nie przesądza. U zamawiających publicznych ustawę Pzp stosuje się do zamówień klasycznych o wartości co najmniej 170 000 zł netto (od 1 stycznia 2026 r.). Prywatny beneficjent, który nie jest zamawiającym, co do zasady nie „przechodzi” automatycznie na Pzp po przekroczeniu tej kwoty - rozlicza zamówienie według zasady konkurencyjności i dokumentacji naboru.
Skutki ewentualnego naruszenia ocenia się indywidualnie. Sama cena najkorzystniejszej oferty wyższa od wcześniejszego oszacowania nie przesądza jeszcze o obowiązku unieważnienia postępowania - to, czy i jak można je naprawić, zależy od etapu postępowania, rodzaju nieprawidłowości i właściwych reguł. Nie należy też ponownie udzielać zamówienia już wykonanego bez wcześniejszej analizy.
Szacowanie wartości i ścieżka audytu
Wszystko zaczyna się od prawidłowego oszacowania wartości. Podstawą jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT, ustalone z należytą starannością i udokumentowane - na przykład w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie albo w notatce z szacowania. To szacowanie, a nie wartość podpisanej umowy, decyduje o tym, jaki tryb trzeba było zastosować. Niedoszacowanie „pod próg” to jedno z najczęściej kwestionowanych naruszeń.
Bezstronność i awaria BK2021
Postępowanie prowadzą osoby zapewniające bezstronność, które składają oświadczenie o braku konfliktu interesów. Instytucja weryfikuje powiązania między innymi w aplikacji SKANER. Jeśli w kluczowym momencie Baza Konkurencyjności nie działa, nie oznacza to zawieszenia projektu - sprawdź oficjalny komunikat o awarii i warunki zastosowania procedury zastępczej, zachowaj dokumentację awarii, a zapytanie ofertowe skieruj i opublikuj zgodnie z zasadami właściwej wersji wytycznych. Sam problem z dostępem po stronie użytkownika nie uzasadnia pominięcia publikacji.
Znaczenie: procedurę ustawia się przed zamówieniem, nie po ofertach
Najkosztowniejsze błędy w zamówieniach biorą się z decyzji podjętych w pośpiechu: złego oszacowania, pominięcia ogłoszenia, braku dokumentacji. W HMP układamy procedurę zamówień pod konkretny nabór, doradzamy przy zapytaniach ofertowych i dokumentacji, a w razie sporu z wykonawcą lub kontroli reprezentuje Cię prawnik kancelarii. Prawo, podatki i dotacje mamy w jednym zespole, więc skutki zamówienia widzimy z każdej strony.
Przygotowujesz zamówienie w projekcie? Skontaktuj się z zespołem HMP Dotacje - sprawdzimy próg i tryb, zanim ogłosisz postępowanie.
Źródła: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków 2021-2027; UZP - podwyższenie progu stosowania ustawy Pzp od 1 stycznia 2026 r.
Uwaga: Zasady rozliczania dotacji różnią się między naborami i ulegają zmianom - próg zasady konkurencyjności zmienił się 25.03.2025, a próg stosowania ustawy Pzp 1.01.2026. Materiał ma charakter ogólny i informacyjny (stan na wrzesień 2026). Przed decyzją zweryfikuj aktualną dokumentację właściwego naboru lub skontaktuj się z nami.
