Podpisanie umowy o dofinansowanie bywa traktowane jak meta. W praktyce to dopiero start etapu, na którym najłatwiej stracić część dotacji. O tym, jak dojść od pomysłu do wniosku, pisaliśmy w tekście Dotacja dla firmy krok po kroku. Tutaj bierzemy pod lupę to, co dzieje się później: rozliczenie projektu w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027.
Kluczowe wnioski
- Rozliczenie projektu to nie jeden dokument, tylko cały etap: wnioski o płatność, dokumentowanie kosztów, zamówienia, kontrole i utrzymanie trwałości.
- Środki wypłaca się w formie zaliczki lub refundacji poniesionych wydatków - w obu przypadkach trzeba je udokumentować zgodnie z umową.
- Do wniosku o płatność dołącza się m.in. zestawienie zamówień w projekcie. Zamówienia powyżej progu wykazuje się i przesyła w systemie CST2021.
- Instytucja weryfikuje każdy wniosek o płatność (kontrola administracyjna), a projekty wysokiego ryzyka trafiają na kontrolę przed płatnością końcową.
- Po zakończeniu projektu rozpoczyna się okres trwałości - jego początek i długość ustala się według zasad właściwych dla projektu (m.in. art. 65 rozporządzenia 2021/1060), a nie zawsze od daty zakończenia rzeczowego. Również w nim można stracić dofinansowanie za niedozwolone zmiany.
Etap pierwszy: umowa wyznacza zasady
Umowa o dofinansowanie to najważniejszy dokument całego rozliczenia. Określa harmonogram, wskaźniki do osiągnięcia, zasady kwalifikowalności wydatków, obowiązki informacyjno-promocyjne oraz zakres kontroli. Zanim poniesiesz pierwszy wydatek, warto przejść ją zdanie po zdaniu - to z niej wynikają terminy składania wniosków, sposób dokumentowania kosztów i konsekwencje odstępstw.
Wnioski o płatność: zaliczka i refundacja
Dofinansowanie trafia do beneficjenta jako zaliczka albo jako refundacja już poniesionych kosztów. W jednym i drugim przypadku podstawą jest wniosek o płatność złożony w systemie, do którego dołącza się dokumenty potwierdzające wydatki oraz wymagane załączniki. Instytucja Zarządzająca weryfikuje wniosek administracyjnie - sprawdza kwalifikowalność wydatków, zgodność z umową i kompletność dokumentacji. Braki oznaczają wezwanie do uzupełnienia i przesunięcie wypłaty.
Zamówienia w projekcie i ich dokumentowanie
Jeśli w projekcie udzielasz zamówień, ich rozliczenie ma własne reguły. Zamówienia o wartości szacunkowej powyżej progu (netto) tworzy się w systemie CST2021, dołącza matrycę ryzyka i dokumentację postępowania, a do wniosku o płatność załącza obowiązkowe zestawienie zamówień. To jeden z najczęstszych punktów zapalnych na kontroli - dlatego poświęcamy mu osobne teksty w tej serii.
Kontrola: administracyjna, planowa i trwałości
Każdy wniosek o płatność przechodzi kontrolę administracyjną. Niezależnie od tego projekt może trafić na kontrolę zamówień, wizytę monitoringową albo kontrolę planową realizacji rzeczowej - tę ostatnią przeprowadza się dla projektów zakwalifikowanych jako wysokiego ryzyka przed zatwierdzeniem płatności końcowej. Kontrola kończy się informacją pokontrolną, do której możesz wnieść zastrzeżenia. Po zakończeniu projektu przychodzi kontrola trwałości: sprawdza, czy nie doszło do niedozwolonych modyfikacji. Sam okres trwałości - jego początek i długość - ustala się według zasad właściwych dla projektu, w tym art. 65 rozporządzenia 2021/1060, a nie automatycznie od daty zakończenia rzeczowego.
Znaczenie: rozliczenie prowadzi się od pierwszego dnia
Najkosztowniejsze błędy w rozliczeniu nie biorą się z jednej pomyłki na końcu, tylko z braku dyscypliny na starcie: nieopisanych faktur, źle udzielonego zamówienia, nieosiągniętego wskaźnika. W HMP prowadzimy projekt przez cały ten etap - od ustawienia ewidencji i zasad zamówień, przez wnioski o płatność, po kontrolę i okres trwałości. Prawo, podatki i dotacje mamy w jednym zespole, więc pilnujemy rozliczenia i jego skutków podatkowych razem.
Jeśli rozliczasz projekt z FE SL 2021-2027 albo dopiero podpisujesz umowę, napisz do zespołu HMP Dotacje - przejdziemy z Tobą harmonogram i punkty ryzyka.
Źródło: Zestawienie dokumentów do rozliczenia projektu (FE Śląskie / SCP).
Uwaga: Zasady rozliczania dotacji różnią się między naborami i ulegają zmianom. Materiał ma charakter ogólny i informacyjny (stan na sierpień 2026). Przed decyzją zweryfikuj aktualną dokumentację właściwego naboru lub skontaktuj się z nami.
