Kto powinien wdrożyć procedurę wewnętrzną MDR?
Od dnia 1 stycznia 2019 r. znakomita większość przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek kapitałowych (spółka z o.o. lub spółka akcyjna) lub spółek osobowych (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska, spółka komandytowo-akcyjna), których przychody lub koszty przekroczyły w poprzednim roku obrotowym równowartość 8 mln zł (dla obowiązku powstałego od 1 stycznia 2019 r. badano rok 2018; właściwy rok ustala się według art. 86l Ordynacji podatkowej), zobowiązana jest wprowadzić i stosować wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych(„ Procedura wewnętrzna MDR„). Ryzyko wystąpienia schematu podatkowego u danego przedsiębiorcy pozostaje bez znaczenia.
Przepisy wskazują, że Procedurę wewnętrzna MDR powinien wdrożyć przedsiębiorca, który „zatrudnia promotorów lub faktycznie wypłaca im wynagrodzenie”. Obowiązek wewnętrznej procedury MDR wymaga jednak zbadania przesłanek ustawowych, w tym roli podmiotu jako promotora lub zatrudniania promotorów albo faktycznej wypłaty im wynagrodzenia oraz właściwego progu przychodów lub kosztów. Samo zawieranie zwykłych umów (składanie zamówień, ofert, negocjowanie warunków współpracy) nie przesądza jeszcze o spełnieniu tych przesłanek. Definicje promotora i uzgodnienia są przy tym szerokie:
Promotor
- to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, w szczególności doradca podatkowy, adwokat, radca prawny, pracownik banku lub innej instytucji finansowej doradzającej klientom, również w przypadku gdy podmiot ten nie posiada miejsca zamieszkania, siedziby ani zarządu na terytorium kraju, która opracowuje, oferuje, udostępnia lub wdraża uzgodnienie lub zarządza wdrażaniem uzgodnienia.
Uzgodnienie
- to czynność lub zespół powiązanych ze sobą czynności, w tym czynność planowaną lub zespół czynności planowanych, których co najmniej jedna strona jest podatnikiem lub które mają lub mogą mieć wpływ na powstanie lub niepowstanie obowiązku podatkowego.
Definicja promotora jest szeroka, ale nie oznacza, że promotorem staje się automatycznie każdy przedsiębiorca zawierający zwykłe umowy - rolę promotora ocenia się w odniesieniu do konkretnych czynności. Ministerstwo Finansów w swoich objaśnieniach:
wskazało, że definicja promotora stanowi katalog otwarty, zawierający przykładowo wskazane zawody zaufania publicznego. Jak czytamy w objaśnieniach „(…) promotorem może być również podmiot, który opracował produkt lub usługę biznesową spełniającą definicję schematu podatkowego”.
Odnosząc się do definicji „uzgodnienia”, objaśnienia wskazują, że jako uzgodnienie należy traktować „czynność”, które to określenie dotyczy zarówno czynności prawnych (w tym czynności jednostronnych) jak i czynności faktycznych (np: wybór formy opodatkowania).
Co powinna zawierać procedura wewnętrzna MDR?
Procedura wewnętrzna MDR powinna zawierać:
- określenie czynności lub działań podejmowanych w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych;
- środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych;
- określenie zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
- określenie zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych;
- określenie zasad upowszechniania wśród pracowników tego podmiotu wiedzy z zakresu przepisów niniejszego rozdziału;
- określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów niniejszego rozdziału;
- określenie zasad kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów niniejszego rozdziału oraz zasad postępowania określonych w wewnętrznej procedurze.
Co grozi za nie wdrożenie lub nie stosowanie procedury wewnętrznej MDR?
Spółki nieposiadające - wbrew wymogom ustawy - Procedury wewnętrznej MDR narażają się na karę w wysokości do 2 mln zł.
Odrębną kwestią od braku samej procedury jest odpowiedzialność karnoskarbowa osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw spółki za niewywiązanie się z obowiązku raportowania schematu podatkowego. Grozi za to kara grzywny, której maksymalna wysokość wynika z zasad wymiaru grzywny w stawkach dziennych obowiązujących w danym roku - nie jest to stała kwota.
Jak wdrożyć procedurę wewnętrzna MDR?
Wdrożenie procedury wewnętrznej wymaga dostosowania wymogów ustawowych do struktury przedsiębiorstwa. Pamiętać należy, że procedura wewnętrzna musi przeciwdziałać niewywiązywaniu się z obowiązku raportowania, a w razie kontroli to przedsiębiorca będzie musiał wykazać jakie czynności w ramach przyjętej procedury zastosował.
Zachęcamy do kontaktu z zespołem HMP i zapoznanie się z ofertą wdrożenia procedury wewnętrznej.