Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od kilku miesięcy zmienił sposób dokumentowania transakcji w polskich firmach. Mimo to część faktur - w sytuacjach awaryjnych, w relacjach z podmiotami spoza zakresu obowiązku czy w okresie dostosowywania procesów - wciąż powstaje poza systemem. Warto przy tym odróżnić sam obowiązek stosowania KSeF od okresu przejściowego dotyczącego stosowania sankcji za faktury wystawione poza systemem - zakres i moment stosowania kar wynikają z przepisów przejściowych i należy je zweryfikować dla danego okresu. Rodzi to praktyczne pytanie: czy taki dokument pozwala rozliczyć wydatek w kosztach podatkowych. Odpowiedź daje interpretacja z 31 lipca 2026 r.
Forma dokumentu a prawo do kosztu
W interpretacji o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.238.2026.2.ND Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wydatki udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi na rzecz spółki poza systemem KSeF mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Organ ocenił stanowisko podatnika jako prawidłowe.
Rozstrzygnięcie opiera się na fundamentalnej zasadzie: o potrąceniu kosztu decyduje spełnienie ogólnych warunków z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a więc poniesienie wydatku w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Przepisy o KSeF nie wprowadziły odrębnej przesłanki, która wyłączałaby koszt wyłącznie z tego powodu, że faktura nie przeszła przez system.
Czego interpretacja nie zdejmuje z firmy
Potwierdzenie prawa do kosztu nie oznacza, że forma dokumentu jest obojętna. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF pozostaje w mocy, a jego naruszenie wiąże się z odrębnymi konsekwencjami. Interpretacja rozstrzyga wyłącznie kwestię kosztu podatkowego - i robi to na korzyść podatnika, oddzielając prawo do rozliczenia wydatku od kanału wystawienia faktury.
Co to oznacza w praktyce
Firmy, które wciąż dostosowują obieg dokumentów do KSeF, powinny domknąć ten proces bez zwłoki - obejmuje on aktualizację umów, procedur wewnętrznych i scenariuszy awaryjnych na wypadek niedostępności systemu. Doradzamy przy porządkowaniu rozliczeń w reżimie KSeF w ramach bieżącego doradztwa podatkowego - jeśli chcesz omówić swoją sytuację, skontaktuj się z nami.
